展會中展位的搭建一般而言分為：特裝和國際標(biāo)準(zhǔn)展位。特裝一般又分為單體公司主場和獨立整體特裝以及基于國際標(biāo)準(zhǔn)展位(3mX3m)基礎(chǔ)上的局部特裝。
隨著對外開放程度的不斷提高，國有企業(yè)參與國際展會的概率也日益增高。作為參加展覽過程中的一個重要環(huán)節(jié)，盡管展位搭建和布置在各參展企業(yè)眼里的重要性各有不同，但企業(yè)對展位的設(shè)計、搭建及布置的重視程度越來越高，這已經(jīng)是一種普遍的趨勢。
好的展位搭建和布置會最大限度地展示產(chǎn)品的品質(zhì)，體現(xiàn)公司的實力，并而達到吸引參觀者的注意力，增加客戶的信任度，有效地促進業(yè)務(wù)交往。可以說，參加一次展會，展位搭建和布置的好壞對是否能圓滿達成參展前期預(yù)期效果起到非常重要的作用。
展會搭建公司與管理公司的合作
現(xiàn)在的展會規(guī)模越來越大，裝飾檔次也越來越高，為了更加突出參展單位特有的企業(yè)文化，需要對展區(qū)進行風(fēng)格迥異的設(shè)計、布置和搭建裝飾。因此，如何做到既滿足參展單位的設(shè)計要求;而搭建公司能夠順利施工;同時還要妥善保護展館原有設(shè)施，是物業(yè)管理公司在開展準(zhǔn)備期的重要工作。主要有以下幾個方面： 一、展區(qū)設(shè)計的建議
由于展區(qū)的布置與一般的家裝或工裝有很大區(qū)別，物業(yè)管理公司不能按照住宅或?qū)懽謽嵌窝b修的管理方式來進行展區(qū)的設(shè)計審批和監(jiān)管。通常的做法是將現(xiàn)有的設(shè)備清單、強弱電位置詳圖、照明分布圖、結(jié)構(gòu)荷載標(biāo)準(zhǔn)以及現(xiàn)場平面圖提供給參展單位，并簽定約束雙方的相關(guān)協(xié)議，由參展單位在允許范圍內(nèi)自行設(shè)計和施工。
二、布展設(shè)備的搬運
多數(shù)情況下，參展單位的參展設(shè)備都是半成品，由搬運公司送到現(xiàn)場組裝。由于現(xiàn)在參展單位對自己展臺的要求越來越高，因此，展臺設(shè)備也就越來越復(fù)雜。對于搬運的管理首先是道路荷載的計算，以免對園區(qū)的路面和地下設(shè)施造成損壞;其次是規(guī)劃好大型車輛的進出時間和路線，避免造成園區(qū)擁堵或出現(xiàn)刮蹭事故;第三是正確引導(dǎo)設(shè)備進入展廳，對展品或展臺的高度、寬度和重量要加以限制，防止參展設(shè)備給展廳和原有設(shè)備造成損壞。
三、展會布展期間的監(jiān)管
雖然展臺布置是由參展單位和搭建公司自行施工，但物業(yè)管理公司在布展期間要加強對施工工藝和過程的監(jiān)管。監(jiān)管內(nèi)容主要包括：展臺面積、展臺高度、參展設(shè)備負(fù)荷、輔助燈光功率、與原有設(shè)備接駁的工藝、地面保護、消防措施、施工人員管理以及特殊裝置的安全性和可靠性。(如噴泉的防水、化工原料的異味、上人高臺的牢固等)四、展會布展期間的安全管理
參展單位的展臺設(shè)備、展品和搭建用具進入展廳，物業(yè)管理公司就有為其保管的責(zé)任和義務(wù)。在布展期間，物業(yè)管理公司應(yīng)關(guān)閉展廳的輔助出入口和相關(guān)通道，只留1-2個工作人員出入口，出入口由物業(yè)管理公司的保安和參展單位的指定人員小時把守(布展時間緊張，一般都是24小時施工)。施工人員佩帶由物業(yè)管理公司配發(fā)的統(tǒng)一證件，無關(guān)人員禁止入內(nèi)，現(xiàn)場由物業(yè)管理公司人員24小時巡視檢查，糾正違規(guī)現(xiàn)象和違章操作，杜絕消防、安全和設(shè)備的事故隱患。
展會期間物業(yè)公司的管理
開展期間的物業(yè)管理是對展會最重要的保障和支持，展會最終能否獲得成功的重要條件之一是能否順利舉辦。這里不僅有展會的主題、內(nèi)容、參展單位、現(xiàn)場組織等多種因素，還有大量的由物業(yè)管理公司承擔(dān)和完成的工作，具體內(nèi)容有：
一、設(shè)備的運行保障設(shè)備的正常運行是物業(yè)管理公司服務(wù)的基本要求，簡單講就是保證供電、供水、中央空調(diào)、電梯、衛(wèi)生間的正常使用。
二、人流和車流的疏導(dǎo)管理
在開展期間，不可能做到人車分流，因此，如何保證人車混行時的安全是交通疏導(dǎo)的工作重點。那么，如何疏導(dǎo)和分散人流和車流呢?
根據(jù)多年的運作經(jīng)驗，筆者認(rèn)為要做好疏導(dǎo)和分流，還是要和展會的主題結(jié)合。如：人才招聘會人多但相對車少;展銷會、房展會人多車也多;產(chǎn)品推介會人車來去的時間段相對集中;業(yè)務(wù)洽談會人數(shù)少車輛多……據(jù)此，可以采取用繩網(wǎng)引導(dǎo)人流方向;設(shè)立單向入口和出口;在人車集中時間段增加保安和疏導(dǎo)人員等等措施，最大限度地保證人員和車輛的安全。(在政策允許范圍內(nèi)，調(diào)整停車收費標(biāo)準(zhǔn)和方式也可達到控制車流數(shù)量的作用)
三、展廳的安全的管理
除非有特殊約定，在一般情況下，開展期間的展品和展臺設(shè)施由參展單位自己負(fù)責(zé)，每天閉展后的安全管理由物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)�，F(xiàn)在大多采用共同檢查、相互認(rèn)可后的真空式管理方法。即在每天閉展后，由物業(yè)管理公司、主辦方和參展單位一起清場，確認(rèn)沒有剩余人員和消防、設(shè)備隱患后由物業(yè)管理公司封閉展廳，直至第二天開展前30分鐘，由以上三方共同開啟展廳。如沒有特殊要求，一般不在展廳內(nèi)設(shè)值班人員，以免發(fā)生意外。
四、配套設(shè)施和相關(guān)服務(wù)
根據(jù)展會的主題、內(nèi)容和級別，物業(yè)管理公司應(yīng)提供和準(zhǔn)備相應(yīng)的設(shè)施和服務(wù)，供參展人員和看展顧客使用。如：存包處、問訊處、簽到處、失物招領(lǐng)、休息座椅、領(lǐng)位引導(dǎo)、VIP休息區(qū)、紙杯飲料、包裝飲料、熱飲、中西快餐、自助餐會……等等，即提高了物業(yè)的服務(wù)檔次和水平，還能夠多種經(jīng)營，為公司創(chuàng)收。
五、撤展過程中的管理
一個展會結(jié)束后，搭建公司會根據(jù)參展單位的要求拆除展臺，運走設(shè)備和參展物品，恢復(fù)展廳的原有狀態(tài)。由于此時心情放松并多少有些浮躁，最容易發(fā)生事故，因此物業(yè)管理公司在此期間的管理不能放松。筆者的經(jīng)驗是：在有看展顧客的情況下不能進行拆除工作;拆除的物品不論是否完好均應(yīng)帶離展廳;恢復(fù)原有設(shè)備狀態(tài);運送設(shè)備的車輛按指定路線行駛。只有在撤場時認(rèn)真管理才能避免混亂和設(shè)施損壞。
展會期間的應(yīng)急預(yù)案
每個物業(yè)管理公司都有自己的應(yīng)急預(yù)案，但對于展會而言，在其他應(yīng)急預(yù)案齊備的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該有以下預(yù)案：
高級別領(lǐng)導(dǎo)安全預(yù)案
如果舉辦高級別的展會，可能會有中央首長出席到場，這時需要有完整的安全預(yù)案。因此，建立一套接待高級領(lǐng)導(dǎo)的安全預(yù)案在展會中是很有必要的
